为了加强学生会工作档案的系统性和科学性管理，为今后的学生会工作提供必须的依据，学生会加强工作档案的管理，实现个人资料和工作资料管理合理化、制度化。
第一条 档案管理工作由学生会秘书处负责，对学生会的文件、会议记录、简报及各部门重大活动方案形成的材料分类归档管理。
第二条 各部门的工作档案由专人专柜保管，所有活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外，另一份由秘书处存档。
第三条 学生会档案分类为：各级文件、会议记录、学生会干部鉴定、学生干部档案、学生会工作计划、学生会工作报告、社团章程、考评记录、考勤记录等类。
第四条 “学生会成员登记表”和“学生会干部鉴定”必须存档。
第五条 学生会各部门每学期初上交一份详细的工作计划，每次活动结束和每学期末交一份工作总结，由秘书处存档。
第六条 学生会干部每学期末必须递交一份详细的述职报告，介绍任职期间的工作内容及工作经验，并存入档案。
第七条 干部的奖惩情况需做记录。
第八条 凡学生会集体获得的奖品、纪念品，秘书处需妥善处理，不得遗失。
第九条 任何部门、个人不得随意移动档案，确须暂时搬移的，须由主席批准。
第十条 本制度解释权归国际经贸学院学生会所有
